Términos del servicio

AgendaMatrix es un servicio de Digitalnova S.A.S., sociedad domiciliada en Bello, Antioquia, Colombia. En estos términos nos referimos a nosotros como “AgendaMatrix” o “la plataforma”.

AgendaMatrix es una plataforma web y móvil para que salones, spas y estudios de belleza gestionen su agenda, sus clientas, sus servicios y sus cobros; y para que las clientas reserven citas en esos negocios.

Somos la herramienta, no el prestador del servicio de belleza. Cada negocio es responsable de la calidad, la seguridad, los precios y el cumplimiento de las citas que agenda. Cualquier reclamo sobre un servicio recibido se resuelve directamente con el negocio.

Para usar el panel de gestión necesitas una cuenta. Eres responsable de la veracidad de los datos que registras, de mantener la confidencialidad de tus credenciales y de todo lo que ocurra bajo tu cuenta.

Puedes contratar como persona natural (con tu cédula y, si lo tienes, tu RUT) o como empresa (con NIT). En ambos casos solo te pedimos el nombre legal y el número de documento, sin copias: los usamos para emitir la factura electrónica de tu plan, que exige la DIAN, y para que los retiros de tu wallet salgan a nombre del titular. Si no los registras al inicio, te los pediremos antes del primer pago de un plan o del primer retiro.

Si detectas un acceso no autorizado, avísanos de inmediato a contacto@digitalnovasas.com.

AgendaMatrix se ofrece en planes con distintas funciones y límites de uso. El precio, el ciclo de facturación y los límites vigentes de tu plan se muestran en tu panel.

Puedes pagar mes a mes o por un año completo; el plan anual equivale a diez (10) mensualidades por doce (12) meses de servicio. Los planes se renuevan automáticamente al final de cada ciclo salvo que los canceles antes. Los pagos ya realizados no son reembolsables por periodos ya iniciados, salvo que la ley colombiana disponga otra cosa.

Podemos cambiar los precios avisándote con al menos treinta (30) días de anticipación. Si no estás de acuerdo, puedes cancelar antes de que el cambio aplique.

Cuando una clienta paga en línea un anticipo, una cita completa o un bono de regalo, el dinero entra a la cuenta de la pasarela de pagos (Wompi) a nombre de Digitalnova S.A.S. y se registra de inmediato en la wallet del negocio dentro de AgendaMatrix, descontando la comisión de la pasarela y el 1 % de la plataforma que se detallan en cada movimiento.

Ese saldo es del negocio. Digitalnova S.A.S. lo custodia y lo gira a la cuenta bancaria, Nequi, Daviplata o llave Bre-B que el negocio registre, dentro de los dos días hábiles siguientes a la solicitud de retiro. El retiro mínimo es de $50.000. Cada giro tiene un costo de $1.849 más 0,4 % del monto, más IVA (tarifa de la pasarela), que se descuenta del valor retirado; el negocio ve el valor neto que recibirá antes de confirmar. Digitalnova no usa esos fondos para fines propios ni los presta.

Los anticipos que una clienta pierde por inasistencia (según la política que el negocio configure) quedan a favor del negocio. Los anticipos de citas canceladas pasan a saldo a favor de la clienta en ese mismo negocio, y se aplican automáticamente a su siguiente reserva. La devolución en dinero de un anticipo es decisión del negocio y se gestiona con él.

Toda clienta que llega al negocio a través de AgendaMatrix (reserva desde agendamatrix.com sin que el negocio la tuviera ya registrada en su lista de clientas ni con citas previas) es una clienta del marketplace, y cada cita que ella tome en ese negocio, se agende por la página, por WhatsApp o directamente en el panel, genera una comisión del 10 % de su valor a favor de Digitalnova. La atribución se hace por número de teléfono y se mantiene aunque el negocio borre y vuelva a crear la ficha de la clienta. Las comisiones se descuentan de la wallet cuando la cita se atiende y se condonan si la cita se cancela. Si la wallet no tiene saldo, el monto queda pendiente y el negocio lo paga desde su panel; Digitalnova puede suspender la presencia en el marketplace mientras haya saldo pendiente por más de 30 días.

Los bonos de regalo comprados en línea no se cambian por dinero, valen 12 meses desde la compra y se redimen únicamente en el negocio que los emitió.

Cada negocio tiene un enlace y un código de referido en su panel. Cuando otro negocio se registra en AgendaMatrix con ese enlace o código y se activa (agenda el número de citas que indique el panel dentro del plazo señalado, o paga un plan), el negocio que lo refirió recibe un saldo en pesos y el negocio nuevo recibe un saldo de bienvenida. Los montos, el número de citas, el plazo y el máximo de referidos premiados por mes se muestran en la sección Referidos del panel y Digitalnova puede ajustarlos hacia adelante; los saldos ya otorgados no se reducen.

El saldo de referidos no es dinero: solo se usa como descuento en el pago de los planes Crece o Domina de ese mismo negocio, no se transfiere, no se cambia por efectivo ni se abona a la wallet. Si el saldo cubre el valor completo del plan, el plan se activa sin cobro. Un pago no aprobado devuelve el saldo que se había descontado.

No cuentan como referidos: el mismo negocio con otro correo, negocios con el mismo WhatsApp, cuentas creadas solo para obtener el saldo, ni registros logrados con publicidad engañosa o mensajes no solicitados. Digitalnova puede rechazar o anular referidos y saldos cuando detecte estas prácticas, y cerrar la cuenta si se repiten. El programa puede pausarse o terminar en cualquier momento; el saldo acumulado hasta ese día se conserva.

AgendaMatrix puede enviar confirmaciones, recordatorios y promociones por WhatsApp a las clientas del negocio, usando la API oficial de WhatsApp Business de Meta y plantillas aprobadas por Meta.

El negocio se compromete a enviar mensajes únicamente a clientas que le dieron su número de forma voluntaria en el contexto de una relación comercial real, y a no usar la plataforma para mensajería masiva no solicitada.

Cualquier persona puede darse de baja respondiendo BAJA o STOP. Esa baja se respeta de forma inmediata y permanente, y ni el negocio ni AgendaMatrix pueden revertirla.

El uso de WhatsApp está además sujeto a las políticas de Meta. Si Meta suspende o limita una cuenta de WhatsApp por incumplimiento del negocio, AgendaMatrix no responde por esa interrupción.

No puedes usar AgendaMatrix para:

• Enviar mensajes no solicitados, engañosos o a listas compradas.
• Cargar datos de personas sin su autorización.
• Ofrecer servicios ilegales o que requieran habilitaciones que no tienes.
• Intentar vulnerar, sobrecargar o hacer ingeniería inversa sobre la plataforma.
• Suplantar a otro negocio o a otra persona.

Podemos suspender una cuenta que incumpla estas reglas, avisando cuando sea posible hacerlo sin agravar el daño.

La información que cargas —tus clientas, tus citas, tu historial— sigue siendo tuya. Nosotros la procesamos para prestarte el servicio, según lo descrito en nuestra política de tratamiento de datos.

En los términos de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, frente a los datos de tus clientas tú eres el responsable del tratamiento y Digitalnova S.A.S. actúa como encargado: los trata solo por tu cuenta, para las finalidades del servicio (agendar, confirmar, recordar, cobrar, facturar y atender), con medidas de seguridad, sin usarlos para fines propios ni cederlos a terceros distintos de los proveedores necesarios para operar la plataforma, y los devuelve o elimina cuando termina la relación.

Como responsable, te comprometes a: (a) pedir la autorización de cada clienta cuando registres sus datos tú mismo o tu equipo (AgendaMatrix la recoge automáticamente cuando la clienta reserva en línea); (b) registrar datos de salud solo si la clienta los da de forma voluntaria y expresa; (c) atender las consultas y reclamos de tus clientas sobre sus datos, con nuestro apoyo; y (d) no cargar bases de datos obtenidas sin autorización.

Si cancelas, puedes pedirnos una exportación de tus datos dentro de los sesenta (60) días siguientes. Pasado ese plazo podemos eliminarlos de forma definitiva.

Trabajamos para que AgendaMatrix esté disponible de forma continua, pero no garantizamos un funcionamiento libre de interrupciones. Puede haber mantenimientos programados, fallas de proveedores externos (alojamiento, base de datos, WhatsApp) o eventos fuera de nuestro control.

Cuando la interrupción sea planeada y significativa, avisaremos con anticipación.

Puedes cancelar tu plan cuando quieras desde tu panel o escribiéndonos. El servicio sigue activo hasta el final del ciclo ya pagado.

Nosotros podemos terminar la relación si incumples estos términos, si hay fraude, o si dejamos de operar el servicio; en este último caso avisaremos con al menos sesenta (60) días para que puedas exportar tu información.

AgendaMatrix responde por los daños directos que le sean imputables, hasta un monto máximo equivalente a lo que hayas pagado por el servicio en los doce (12) meses anteriores al hecho.

No respondemos por lucro cesante, pérdida de clientela ni daños indirectos derivados del uso o la imposibilidad de uso de la plataforma. Nada en esta cláusula limita los derechos que la ley colombiana reconoce como irrenunciables al consumidor.

Si modificamos estos términos, actualizaremos la fecha del encabezado y, cuando el cambio sea significativo, te avisaremos por la plataforma antes de que entre en vigencia. Seguir usando AgendaMatrix después de esa fecha significa que los aceptas.

Estos términos se rigen por la ley colombiana. Cualquier controversia se someterá a los jueces competentes de Medellín, Antioquia, sin perjuicio de acudir primero a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando corresponda.

Digitalnova S.A.S.
Bello, Antioquia, Colombia
contacto@digitalnovasas.com