Política de tratamiento de datos personales

Digitalnova S.A.S., sociedad colombiana domiciliada en Bello, Antioquia, propietaria y operadora de la plataforma AgendaMatrix (agendamatrix.com y su aplicación móvil). Correo para temas de datos personales: contacto@digitalnovasas.com. Área encargada de atender consultas y reclamos: Dirección de la plataforma.

Cuando reservas una cita, el salón o spa que elegiste es el responsable de los datos de esa cita, porque los necesita para atenderte, y Digitalnova actúa como encargado que los trata por cuenta de ese negocio. Cuando tú creas una cuenta en AgendaMatrix o navegas el marketplace, el responsable es Digitalnova.

De las clientas:

• Nombre y número de celular (necesarios para reservar y para avisarte de tu cita).
• Correo electrónico, si creas una cuenta.
• Historial de citas: servicio, fecha, hora, profesional, valor, anticipos y saldos a favor.
• Fecha de cumpleaños, únicamente si la registras o la registra el salón.
• Mensajes que intercambias por WhatsApp con el negocio cuando responde el asistente automático.
• Ubicación aproximada, solo si das permiso en tu navegador, para ordenar los salones por cercanía. No la guardamos.
• Reseñas y respuestas a encuestas sobre un servicio ya recibido.
• Datos de salud (sensibles): alergias, condiciones de piel o uñas y condiciones médicas, solo si tú decides escribirlos en la ficha de salud. Ver la sección 4.

De los negocios:

• Datos del establecimiento: nombre, dirección, teléfono, fotos y horarios.
• Catálogo de servicios, precios, personal y sus comisiones.
• Datos de la persona que administra la cuenta y de las colaboradoras con acceso.
• Tipo de persona (natural o empresa), nombre legal y número de documento o NIT, para facturar el plan y girar retiros.
• Cuenta bancaria, Nequi, Daviplata o llave Bre-B y nombre del titular, solo para girar los retiros de la wallet.
• Credenciales de conexión a WhatsApp, si activan las notificaciones desde su propio número.

Pagos en línea. Los anticipos, bonos de regalo y planes se pagan a través de Wompi(Bancolombia). Los datos de tu tarjeta, Nequi o PSE los recibe y protege Wompi; AgendaMatrix solo recibe la confirmación del pago, el medio usado y los últimos dígitos, nunca el número completo.

• Crear, confirmar, recordar, reprogramar y cancelar tus citas.
• Permitir que el salón te identifique, te atienda con seguridad y lleve tu historial.
• Enviarte la confirmación y el recordatorio de tu cita por WhatsApp, SMS o correo.
• Responder tus mensajes de WhatsApp con un asistente automático cuando el negocio lo activa.
• Cobrar anticipos, bonos y planes, registrar saldos a favor y girar retiros a los negocios.
• Emitir facturas electrónicas cuando el negocio o Digitalnova deban hacerlo ante la DIAN.
• Enviarte promociones del salón donde ya eres clienta, si no te has dado de baja.
• Mostrar reseñas verificadas de servicios efectivamente prestados.
• Mantener la plataforma segura, prevenir fraude, reservas falsas e inasistencias reiteradas.
• Cumplir obligaciones legales, contables y tributarias.

No vendemos tus datos a terceros ni los usamos para publicidad de empresas ajenas al salón donde reservaste. No tomamos decisiones automatizadas que te afecten legalmente.

La ficha de salud (alergias, condiciones de piel o uñas, condiciones médicas, embarazo) contiene datos sensibles. No estás obligada a darlos: son opcionales y puedes reservar sin llenarlos. Si decides escribirlos, das tu autorización expresa para que el salón y AgendaMatrix los guarden con el único fin de atenderte sin riesgos. Solo los ve el negocio donde reservaste, no se usan para publicidad ni se comparten con otros negocios, y puedes pedir que se borren en cualquier momento. No tratamos datos de menores sin la autorización de su madre, padre o acudiente.

Para avisarte de tus citas usamos la Plataforma de WhatsApp Business de Meta. Eso significa que tu número de teléfono y el contenido del mensaje pasan por los servidores de Meta Platforms, Inc., sujetos también a sus propias condiciones y políticas. Recibimos de Meta los acuses de entrega de cada mensaje (enviado, entregado, leído o fallido).

Puedes dejar de recibir promociones cuando quieras: responde BAJA a cualquier mensaje. La baja es inmediata y permanente hasta que la revoques. Las confirmaciones y recordatorios de una cita que tú reservaste no son publicidad: son parte del servicio. Si no quieres recibirlos, díselo al salón o escríbenos.

Solo con quienes necesitamos para que la plataforma funcione:

• El salón o spa donde reservaste, para que pueda atenderte.
• Supabase — base de datos y autenticación, alojada en Estados Unidos.
• Vercel — alojamiento de la aplicación web (Estados Unidos).
• Meta Platforms — envío y recepción de los mensajes de WhatsApp.
• Anthropic — modelo de inteligencia artificial que redacta las respuestas del asistente de WhatsApp; recibe el texto de la conversación y los datos de la cita, no tu ficha de salud.
• Wompi (Bancolombia) — procesamiento de pagos en línea y giros a los negocios.
• Resend — envío de correos transaccionales.
• Proveedores de facturación electrónica (por ejemplo Alegra), cuando el negocio activa la facturación.
• Autoridades, cuando una orden judicial o legal lo exija.

Varios de estos proveedores están fuera de Colombia, por lo que tus datos se transfieren al exterior a países con estándares de protección reconocidos o bajo contratos que exigen medidas equivalentes. Al aceptar esta política autorizas esa transferencia.

Conforme a la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, como titular tienes derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar tus datos.
• Pedir prueba de la autorización que nos diste.
• Ser informada sobre el uso que les hemos dado.
• Revocar la autorización y pedir la supresión, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
• Acceder gratis a tus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

Procedimiento. Escríbenos a contacto@digitalnovasas.com con tu nombre, número de celular con el que reservaste y lo que necesitas. Las consultas se responden en máximo 10 días hábiles (prorrogables 5 más, avisándote). Los reclamos(corrección, supresión o presunto incumplimiento) se atienden en máximo 15 días hábiles(prorrogables 8 más, avisándote); si el reclamo está incompleto te pediremos completarlo en 5 días. Desde tu cuenta en agendamatrix.com/mi-cuenta también puedes ver y corregir tus datos. Si tu reclamo es sobre datos que registró un salón, lo coordinamos con ese negocio.

Conservamos tus datos mientras tengas una cuenta activa o mientras sigas siendo clienta de un salón registrado. Si pides que los borremos, lo hacemos dentro de los 15 días hábiles siguientes, salvo la información que debamos conservar por obligación legal, contable o tributaria (por ejemplo, facturas y registros de pago, hasta por el plazo que fija la ley). Los chats con el asistente se guardan para que el negocio los consulte y se eliminan con la cuenta.

Toda la comunicación con AgendaMatrix viaja cifrada (HTTPS). La base de datos aplica aislamiento por negocio, de modo que un salón solo puede ver sus propios clientes y sus propias citas, nunca los de otro. El acceso administrativo está restringido y autenticado, y las claves de integración se guardan en el servidor, no en tu navegador.

Ningún sistema es infalible. Si ocurriera un incidente que afecte tus datos, te lo informaremos y lo reportaremos a la Superintendencia de Industria y Comercio.

AgendaMatrix está dirigida a personas mayores de edad. Un menor puede recibir un servicio de belleza, pero la reserva y la autorización de datos debe hacerla su madre, padre o acudiente.

Al crear una cuenta, reservar una cita o registrar un negocio, marcas una casilla con la que autorizas de forma libre, previa, expresa e informada el tratamiento descrito aquí. Guardamos la fecha y hora de esa autorización como prueba. Cuando un salón registra a una clienta que llamó o llegó sin reservar en línea, es el salón quien debe pedirle la autorización; AgendaMatrix le recuerda esa obligación en sus términos.

Esta política rige desde el 16 de septiembre de 2026. Las bases de datos se mantienen mientras dure la actividad de AgendaMatrix y los plazos legales de conservación. Si la modificamos, actualizaremos la fecha del encabezado y, cuando el cambio sea significativo, te avisaremos por la plataforma antes de que entre en vigencia.

Digitalnova S.A.S.
Bello, Antioquia, Colombia
contacto@digitalnovasas.com
WhatsApp de soporte: +57 312 858 4573